Οι 8 δικαιολογημένες προκαταλήψεις για το λογισμικό λιανικής

Όλοι μας έχουμε την εικόνα της μηχανογράφησης από τις μεγάλες αλυσίδες σουπερ-μαρκετ. Είτε ως απλοί πελάτες, είτε ως ασχολούμενοι με τον ίδιο κλάδο, συμφωνούμε ότι τόσο μεγάλες επιχειρήσεις θα “έχαναν τη μπάλα” εάν δεν είχαν κάποιο εργαλείο μηχανογράφησης να τους βοηθάει στην οργάνωση. Αυτόματα, η επόμενη σκέψη είναι: “Μπα, τι να το κάνει το σύστημα POS το μαγαζάκι μου; Δεν έχω δα και καμιά πολυεθνική!” Κι όμως, αν το εξετάσουμε προσεκτικά, είτε έχουμε 1 είτε 101 καταστήματα, ο σκοπός είναι ο ίδιος: το κέρδος σε χρόνο και σε χρήμα. Ακόμα και για “το μαγαζάκι μου”, μια λύση μηχανογράφησης θα προσφέρει πληροφορίες που σε άλλη περίπτωση, δεν θα μπορούσαν να καταγραφούν είτε θα απαιτούσαν πάρα πολύ χρόνο ενασχόλησης. Με λίγα λόγια, πληροφορίες που θα προσφέρουν χρόνο και χρήμα.  

Η μετάβαση στην εποχή της μηχανογράφησης μπορεί να προκαλέσει αμηχανία ή φόβο για το νέο, το καινοτόμο, το σύγχρονο, το διαφορετικό. Μια κλασική ατάκα: “Πως θα το συνηθίσω; Δεν ξέρω από κομπιούτερ!” Κι όμως, οι ειδικές γνώσεις που χρειάζονται είναι ελάχιστες! Πάντα απαιτείται μια περίοδος προσαρμογής για κάθε τι καινούργιο που μπαίνει στη ζωή μας. Οι σύγχρονες εφαρμογές του κλάδου είναι τόσο εύχρηστες και φιλικές προς το χρήστη, που αυτή η περίοδος προσαρμογής ελαχιστοποιείται. Τώρα πια, ακόμα και ένας αρχάριος χρήστης θα μπορεί να δουλέψει με ένα σύστημα POS. Αρκεί η εκπαίδευση να πραγματοποιείται από εξειδικευμένους συνεργάτες που ξέρουν καλά τη δουλειά τους και καταλαβαίνουν απόλυτα την “ανησυχία” των εκπαιδευόμενων για τη μετάβαση σε μια νέα εποχή.  

Η επιχείρηση μου είναι οικογενειακή και δεν μου χρειάζεται

Μια οικογενειακή επιχείρηση δεν έχει απαιτήσεις. Τα άτομα που τη δουλεύουν είναι απολύτου εμπιστοσύνης μεταξύ τους, επομένως τα κάνουν όλα σωστά και δεν χρειάζονται έλεγχο, έτσι δεν είναι; — ΜΕΓΑΛΟ ΛΑΘΟΣ — Αυτή η “τεχνητή φερεγγυότητα” μπορεί να οδηγήσει σε συνεχή λάθη, που θα αποδειχθούν ολέθρια για τη βιωσιμότητα της επιχείρησης. Η μηχανογράφηση προσφέρει απλόχερα πληροφορίες που όπως αναφέρθηκε και παραπάνω, σχηματίζουν μια ολοκληρωμένη εικόνα του καταστήματος. Αυτή η εικόνα είναι που χρειάζεται ο διαχειριστής, ώστε να εντοπίσει τυχόν λάθη που προέρχονται από την τυφλή εμπιστοσύνη που υπάρχει μεταξύ των μελών της οικογένειας που εργάζεται εκεί. Όλοι κάνουμε λάθη, ηθελημένα ή όχι. Η μηχανογράφηση θα μας βοηθήσει να τα εντοπίσουμε και να τα διορθώσουμε.    

Πρέπει να περνάω όλα τα τιμολόγια

Δεν είναι απαραίτητο να καταχωρείτε τα τιμολόγια των αγορών απο τους προμηθευτές σας. Παρόλα αυτά αν το κάνετε, εξασφαλίζετε ένα μεγαλύτερο επίπεδο εμπορικής και οικονομικής διαχείρισης για το κατάστημα σας. Καταχωρώντας τα τιμολόγια αγορών θα έχετε την δυνατότητα να κάνετε κοστολόγηση με απόλυτη ακρίβεια καθώς και να προσδιορίσετε με πολύ μεγάλη ακρίβεια το κέρδος σας. Η καταχώρηση των τιμολογίων αγοράς δεν είναι υποχρεωτική για να λειτουργήσετε το λογισμικό αποθήκης για το κατάστημα σας. Σίγουρα όμως σας το προτείνουμε ανεπιφύλακατα. Δεν είναι λίγοι οι ιδιοκτήτες καταστημάτων, που ξεκινούν με την αγορά του λογισμικού και αρχίζουν σταδιακά να χρησιμοποιούν τις δυνατότοτητες με βάσει τον ελέυθερο τους χρόνο.    

Πρέπει να περάσω όλους τους κωδικούς των ειδών

Οι άνθρωποι που ασχολούνται με τον κλάδο της λιανικής γνωρίζουν από πρώτο χέρι την ποικιλία των προϊόντων που απαιτείται να υπάρχει. Χωρίς ποικιλία, ένα κατάστημα δεν μπορεί να είναι ανταγωνιστικό. “Και ποιος θα μου περάσει όλους αυτούς τους κωδικούς; Θα μου πάρει εβδομάδες!” Πολύ λογική παρατήρηση. Και πάλι τα σύγχρονα εργαλεία έρχονται για να λύσουν και αυτό το πρόβλημα. Στα εξελιγμένα συστήματα POS, αρκεί ένα απλό σκανάρισμα του προϊόντος ώστε τα βασικά στοιχεία του είδους να “κατέβουν” στο σύστημα και να αποθηκευτε αυτόματα. Τόσο απλά, χωρίς να χρειάζεται κάποια άλλη κίνηση από τον χρήστη. Επιπλέον, μια ακόμα μεγάλη ευκολία είναι η δυνατότητα εισαγωγής ειδών αν τα έχουμε ήδη σε κάποια ηλεκτρονική μορφή (π.χ. αρχείο Excel). Με ελάχιστα κλικ, μπορούμε να καταχωρήσουμε χιλιάδες είδη.   Το καλύτερο όμως το άφησα για το τέλος.

Δεν μου χρειάζεται γιατί εγώ ξέρω το κατάστημά μου

Ο ιδιοκτήτης μίας μικρής επιχείρησης είναι συχνά ένας άνθρωπος με “συγκεντρωτική” νοοτροπία. Κάνει τα πάντα στο κατάστημα, ξέρει τα πάντα για αυτό με κάθε λεπτομέρεια.   “Τι θα μου προσφέρει παραπάνω η μηχανογράφηση; Τα ξέρω όλα με απόλυτη ακρίβεια!” Επιπλέον θεωρώ ζήτημα τελευταίας προταιρεότητας να προβώ σε αυτή την έστω και μικρή δαπάνη. Η παραπάνω δήλωση, δεν έχει να κάνει με οικονομική αντίρρηση, ούτε έιναι ένδειξη “οικονομίας” απέναντι σε μία επικείμενη δαπάνη για την επιχείρηση. Μέγα λάθος! Όσο καλά και να ξέρεις μια τέτοια επιχείρηση, οι λεπτομέρειες είναι τόσο πολλές και το περιθώριο κέρδους τόσο μικρό, που είναι πολύ εύκολο να “χαθεί το παιχνίδι”. Αφενός μεν να χάσεις πληροφορίες, αφετέρου να θεωρηθούν κάποιες λάθος πληροφορίες ως σωστές. Τα συστήματα POS είναι εδώ για να μην αφήσουν να παραπέσει η παραμικρή πληροφορία. Όλα είναι εκεί: το καθαρό κέρδος, το πλήθος συναλλαγών, οι πωλήσεις, τα κορυφαία προϊόντα και κατηγορίες και όλα αυτά για το τελευταίο 24ωρο, την τελευταία εβδομάδα, τα τελευταία 2 χρόνια κ.ο.κ.