Σε αυτό τον οδηγό θα σας αναλύσω τα 9 βασικότερα πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε πριν αγοράσετε μια ταμειακή μηχανή για το κατάστημα σας. Ολοκληρώνοντας την ανάγνωση αυτού του οδηγού δεν θα βγείτε στην αγορά “στα τυφλά” και θα γνωρίζετε όσα χρειάζονται προκειμένου να κάνετε μια επιτυχημένη αγορά που δεν θα σας κοστίσει ακριβά αργότερα.

Η ταμειακή μηχανή είναι φορολογικό στοιχείο της επιχείρησης σας και συσχετίζεται με το υπουργείο οικονομικών και το σύστημα ηλεκτρονικής διακυβέρνησης Taxis. Σε γενικές γραμμές, με την ταμειακή μηχανή που θα επιλέξετε, θα συνεργάζεστε μαζί της για τα επόμενα 5-7 έτη, συνεπώς η επιλογή της απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή καθώς -όπως και σε όλα τα ηλεκτρονικά- υπάρχουν αρκετά σκοτεινά σημεία που θα διαφωτίσουμε παρακάτω. 

Πάμε λοιπόν.

Τί ταμειακή μηχανή χρειάζομαι ;

Αυτό εξαρτάται εξ ολοκλήρου από τις ανάγκες του καταστήματος σας, λάβετε υπόψη ότι η αγορά της ταμειακής μηχανής δεν είναι μια πρόσκαιρη αγορά και δεν πρέπει να αντιμετωπίσετε αψήφιστα. Η ταμειακή μηχανή είναι μια φορολογική συσκευή που απαιτεί θεώρηση στο σύστημα του υπουργείου οικονομικών και η αντικατάσταση της στο μέλλον -αν αυτό φυσικά χρειαστεί- απαιτεί φορολογικού ενδιαφέροντος διαδικασίες. 

Με άλλα λόγια την ταμειακή μηχανή την αγοράζουμε με βάση τις ανάγκες του καταστήματος μας, προκειμένου να είναι σε θέση να εξυπηρετήσει την επιχείρηση μας για την επόμενη 5-7ετία. Το 95% των επιχειρήσεων κρατάει την ταμειακή μηχανή μέχρι να γεμίσει η φορολογική μνήμη. (Ωπ, τι είναι αυτό;)

Η ταμειακή μηχανή αποθηκεύει όλα τα ημερήσια οικονομικά σύνολα της κάθε ημέρας (όλα δηλαδή τα σύνολα κάθε ημέρας με πωλήσεις που περιλαμβάνονται σε κάθε δελτίο Ζ) και η χωρητικότητα της είναι περιορισμένη. Όταν γεμίσει η μνήμη της ταμειακής μηχανής, ο κάτοχος πρέπει να την αντικαταστήσει με μια καινούρια. Να σημειώσουμε σε αυτό το σημείο ότι η αντικατάσταση φορολογικής μνήμης (όπως γινόταν παλιά) δεν είναι πλέον εφικτή βάσει σχετικής αλλαγής της νομοθεσίας.

(Ο αποθηκευτικός χώρος στις φορολογικές μνήμες των νέων ταμειακών μηχανών κυμαίνεται από 1700 – 1900 ημερήσια δελτία μηδενισμών Ζ) Υπολογίστε ότι χρειάζεστε ένα δελτίο Ζ για κάθε ημέρα με συναλλαγές (πωλήσεις)

Τα κυριότερα σημεία που απαιτούν μεγάλη προσοχή είναι τα εξής:

Ημερήσιος αριθμός αποδείξεων

Ο ημερήσιος αριθμός αποδείξεων είναι ο καθοριστικός παράγοντας για το πόσο βαρύ (ή ελαφρύ) φορτίο εργασίας πρόκειται να αναθέσετε στην ταμειακή μηχανή. Μια μικρή και οικονομική ταμειακή μηχανή είναι σχεδιασμένη για μικρότερο αριθμό αποδείξεων ενώ ένα μεγαλύτερο (και κατ’ επέκταση ακριβότερο) μοντέλο έχει σχεδιαστεί για να εξυπηρετεί μεγαλύτερο ημερήσιο όγκο συναλλαγών. 

Αυτο σημαίνει ότι έχει πιο ενισχυμένο τροφοδοτικό, μεταλλικό εκτυπωτή, ενισχυμένο πληκτρολόγιο, καλύτερης ποιότητας πλαστικά κ.ο.κ.

Για να μην σας κουράζω, αν στο κατάστημα σας εκδίδετε πάνω από 50 αποδείξεις την ημέρα χρειάζεστε μια ποιοτική ταμειακή μηχανή βαριάς χρήσης, η μηχανή με τα 300 Ευρώ δεν θα αποδειχθεί σωστή επιλογή για το κατάστημα σας. Το ξέρω ότι τα οικονομικά είναι ζορισμένα αλλά… Θα τα πληρώσετε διπλά σε ορίζοντα 3ετίας.

Αναγνωσιμότητα οθόνης

Προσέξτε την οθόνη της μηχανής και βεβαιωθείτε ότι το μέγεθος και η φωτεινότητα των ψηφίων είναι επαρκή προκειμένου να βλέπετε με ευκρίνεια τα ψηφία της οθόνης στο μέρος που η ταμειακή θα βρίσκεται τοποθετημένη στο κατάστημα σας. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή αν η μηχανή λειτουργεί σε πολύ φωτεινό (ή πολύ σκοτεινό) περιβάλλον. Υπάρχουν ταμειακές μηχανές με ιδιαίτερα ευκρινείς οθόνες για τον χειριστή και τον πελάτη καθώς και μοντέλα με φωτιζόμενο πληκτρολόγιο για λειτουργία σε περιβάλλον με χαμηλό φωτισμό.

Μέγεθος και αίσθηση πληκτρολογίου

Δοκιμάστε την αίσθηση του πληκτρολογίου καθώς και το μέγεθος των πλήκτρων. Είναι πολύ σημαντικό να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πληκτρολόγιο με ταχύτητα και ακρίβεια ακόμα και υπό την πίεση της καθημερινής, έντονης δουλειάς. Το πληκτρολόγιο πρέπει να σας βολεύει και να σας εξυπηρετεί, γιατί, όπως είπαμε και παραπάνω, μαζί του θα περάσετε τα επόμενα 5 χρόνια. Αποφύγετε τα μοντέλα με πολύ μικρά πλήκτρα και που η αφή τους δεν σας εμπνέει σιγουριά για το αν πατήσατε το πλήκτρο ή όχι.

Ευκολία αλλαγής χαρτιού απόδειξης

Η αλλαγή του χαρτιού πρέπει να γίνεται με εύκολο, γρήγορο και πάνω από όλα κατανοητό τρόπο από εσάς και τους εργαζομένους σας. Ζητήστε να σας δείξουν τον τρόπο αλλαγής του χαρτιού πριν προβείτε στην αγορά. Αν παρατηρήσετε ότι η διαδικασία αλλαγής χαρτιού δεν είναι κατανοητή και σας προβληματίζει, ζητήστε να σας δείξουν κάποιο άλλο μοντέλο. Φανταστείτε τον πελάτη σας να περιμένει μπροστά σας όταν θα έχει τελειώσει το χαρτί και εσείς θα πρέπει να το αλλάξετε μπροστά του. Αα.. και να περιμένουν και άλλοι στην ουρά.

Σταθερή ή φορητή ταμειακή μηχανή ;

Οι ταμειακές μηχανές στην πλειοψηφία τους είναι σχεδιασμένες προκειμένου να λειτουργούν σε σταθερό περιβάλλον εντός του καταστήματος. Πολλές μοντέρνες ταμειακές μηχανές νέας τεχνολογίας διαθέτουν και μια εσωτερική μπαταρία που εξασφαλίζει την αυτονομία για έκδοση ορισμένου αριθμού αποδείξεων σε περίπτωση μια προσωρινής διακοπής ρεύματος. 

Η δυνατότητα μιας εσωτερικής μπαταρίας, δεν καθιστά μια ταμειακή μηχανή φορητή. Οι φορητές ταμειακές μηχανές είναι ειδικά σχεδιασμένες προκειμένου να μπορούν να ανταποκριθούν σε αποκλειστικά εξωτερική χρήση εκτεθειμένες στον ήλιο, στη βροχή κ.ο.κ. Αν το επάγγελμα σας είναι εξωτερικό, πρέπει να επιλέξετε μια Φορητή φορολογική ταμειακή μηχανή (Φ.Φ.Τ.Μ. Όπως τις αναφέρει και η νομοθεσία και όχι μια σταθερή ΦΤΜ με απλή υποστήριξη μπαταρίας) Η Φορητή ταμειακή μηχανή είναι προτιμότερο να διαθέτει σύνδεση με Wi-fi ή ενσωματωμένο GPRS modem για την αποστολή των στοιχείων αποδείξεων στην ΑΑΔΕ. (Πού να ψάχνεις να βρείς καλώδιο Ethernet σε εξωτερικό χώρο;)

Αυτονομία μπαταρίας

Αν σκοπεύετε να λειτουργείτε την ταμειακή σας μηχανή σε εξωτερικό χώρο χωρίς εύκολη πρόσβαση σε πρίζα τροφοδοσίας, τότε η αυτονομία της μπαταρίας για την ταμειακή μηχανή που πρόκειται να επιλέξετε είναι ζήτημα πολύ υψηλής σημασίας. Δεν θέλετε ποτέ η ταμειακή σας μηχανή να σας εγκαταλείψει στην μέση ενός πολυσύχναστου event σε εξωτερικό χώρο, χωρίς να έχετε πρόσβαση σε μπρίζα για φόρτιση.

Επενδύστε σε μια ταμειακή μηχανή που να διαθέτει μεγάλη αυτονομία, φόρτιση με την χρήση  φορτιστή αυτοκινήτου καθώς επίσης, εξετάστε το ενδεχόμενο να αγοράσετε και μια δεύτερη backup μπαταρία. Σημ. Υπάρχουν ταμειακές μηχανές που η αλλαγή της μπαταρίας αυτονομίας μπορεί να γίνει από τον ίδιο τον χρήστη (Από εσάς δηλαδή) Ζητήστε να σας ενημερώσουν. Τα σοβαρά καταστήματα ταμειακών μηχανών έχουν λύσεις.

Σύνδεση ταμειακής μηχανής με πρόγραμμα αποθήκης ή λογισμικό λιανικής

Αν σκοπεύετε να εγκαταστήσετε ένα πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισης προκειμένου να οργανώσετε το κατάστημα σας (Πιστέψτε με, είναι το μεγαλύτερο δώρο που μπορεί να κάνει ένας επαγγελματίας στην επιχείρηση του) τότε, κατά την επιλογή της ταμειακής μηχανής, πρέπει να λάβετε υπόψη και τις δυνατότητες σύνδεσης που διαθέτει το κάθε μοντέλο ταμειακής μηχανής.

Η σύνδεση της ταμειακής μηχανής με το λογισμικό, εξασφαλίζει την αυτόματη και άμεση εκτύπωση της φορολογικής απόδειξης από την ταμειακή μηχανή, με εντολή του λογισμικού. Δηλαδή η απόδειξη εκτυπώνεται χωρίς να ακουμπήσουμε την ταμειακή μηχανή, με εντολές που έχει δεχθεί από το πρόγραμμα λιανικής.

Σε αυτή την περίπτωση ανήκουν οι αποδείξεις που βλέπουμε, να αναφέρουν με λεπτομέρειες τα ονόματα των ειδών που έχουμε αγοράσει την ποσότητα, τον τρόπο πληρωμής (Μετρητά ή κάρτα) κλπ. Μια ανάλογη ταμειακή μηχανή πρέπει να βρίσκεται σε κάθε -έστω και στοιχειωδώς- οργανωμένο κατάστημα. Λόγω του χαμηλού κόστους που έχουν αυτές οι ταμειακές μηχανές, είναι πλέον εφικτό σε όλους να αποκτήσουν μια ταμειακή που να έχει και αυτή τη δυνατότητα.

Αν λοιπόν σκοπεύετε να οργανώσετε το κατάστημα σας μέσα στην επόμενη 5ετία, θα ήταν σκόπιμο να κάνετε έστω και μια πρόχειρη έρευνα για τα μοντέλα ταμειακών μηχανών που συνεργάζονται με τα προγράμματα λιανικής που σας ενδιαφέρουν. Αν έχετε απορίες μπορείτε να με ρωτήσετε προσωπικά στέλνοντας μου ένα μήνυμα εδώ ή να με καλέσετε στο 211 780 2000. Θα χαρώ να βοηθήσω.

Οι ταμειακές μηχανές που είναι συμβατές για σύνδεση με το λογισμικό λιανικής Simply είναι τα παρακάτω μοντέλα. Με την πλατφόρμα Simply μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια από τις παρακάτω ταμειακές μηχανές για αυτόματη έκδοση απόδειξης κατά την ολοκλήρωση της συναλλαγής και μπορείτε να τις συνδέσετε και μόνοι σας, χωρίς να έχετε γνώσεις και χωρίς να χρειάζεστε κάποιον τεχνικό να το κάνει για εσάς. 

Η σύνδεση της ταμειακής μηχανής με το Simply δεν απαιτεί την ύπαρξη ενδιάμεσου λογισμικού driver και μπορούν να λειτουργήσουν σε περιβάλλον Windows, Android καθώς και σε συσκευές Apple με λειτουργικό Mac OS ή iOS.

Συμβατές ταμειακές μηχανές με το Simply

Εάν έχετε απορίες σχετικά με το πώς λειτουργεί το λογισμικό λιανικής και αποθήκης, μπορείτε να δείτε απαντήσεις στις πιο συχνές ερωτήσεις στην ενότητα Συχνές ερωτήσεις

Σύντομες συμβουλές αγοράς ταμειακής μηχανής ;

Η αγορά είναι ελεύθερη και μπορείτε να προμηθευτείτε την ταμειακή ας μηχανή από οποιονδήποτε έμπορο επιθυμείτε. Σε κάθε περίπτωση, σας προτείνω να λάβετε σοβαρά υπόψη τα παρακάτω:

1. Μην αγοράζετε στα τυφλά, την ταμειακή μηχανή, πρέπει να την δείτε και να αξιολογήσετε με τα μάτια σας την συνολική ποιότητα κατασκευής και την εμφάνιση, στο επίπεδο φυσικά που αυτό είναι εφικτό. 
2. Ρωτήστε αν η πωλήτρια εταιρεία αναλαμβάνει η ίδια την υποστήριξη και τυχόν τις επισκευές που μπορεί να χρειαστούν. Είναι προτιμότερο να επιλέξετε μια εταιρία που διαθέτει δικό της τεχνικό εργαστήριο και στοκ ανταλλακτικών.
3. Συνιστούμε να προμηθευτείτε την ταμειακή σας μηχανή από κάποια επιχείρηση που βρίσκεται σε σχετικά κοντινή απόσταση από τον τόπο που θα λειτουργεί η ταμειακή προκειμένου οποιαδήποτε επίσκεψη να μπορεί να γίνεται σε ελάχιστο χρόνο.
4. Ξεκινήστε την έρευνα σας από το διαδίκτυο αλλά μην μένετε εκεί, σίγουρα στο internet θα βρείτε αρκετές ταμειακές μηχανές σε χαμηλές τιμές αλλά θυμηθείτε, δεν αγοράζετε ένα απλό μηχάνημα, αγοράζετε την λειτουργία του ταμείου σας για τα επόμενα 5-7 χρόνια και κατ’ επέκταση την ησυχία σας.

Στην τοπική σας αγορά θα έχετε την ευκαιρία να βρείτε αρκετούς αξιόλογους επαγγελματίες που θα σας εξυπηρετήσουν με την επιλογή της ταμειακής σας μηχανής καθώς και με την συνολική μελλοντική υποστήριξη. 

Αν δεν έχετε κάποιον συνεργάτη και θέλετε τη γνώμη μου θα χαρώ να σας προτείνω έναν από τους εξαιρετικούς συνεργάτες μας σε όποιο μέρος της Ελλάδας και αν βρίσκεστε.

Σας εύχομαι καλές αγορές.